I social in ufficio tra rispetto della privacy e tutela degli interessi aziendali: ecco il decalogo

L’uso sempre più disinvolto e diffuso dei social ha un impatto anche sul mondo del lavoro. Infatti sempre più frequenti i casi di pronunce giudiziali connesse al loro inappropriato utilizzo, suscitando riflessioni cruciali sulle dinamiche aziendali. A questo tema il gruppo intersettoriale direttori del personale – Human resources directors association (Gidp – hrda) ha dedicato un incontro dal titolo “Gestire l’uso dei social network dentro e fuori l’azienda: problematiche e limiti” che ha visto la partecipazione di Marina Verderajme, presidente nazionale Gidp/Hrda e di Alessandro Daverio e Pasquale Zumbo, avvocati dello studio legale Daverio&Florio.

Un difficile equilibrio

In mancanza di una normativa legale specifica, si sviluppano ipotesi di lavoro tese a ricercare, per il tramite di regolamenti aziendali, un difficile equilibrio tra privacy dei dipendenti, loro diritto ad esprimere liberamente il pensiero e la legittima tutela degli interessi aziendali. Questo approccio disciplina i diversi ambiti come, ad esempio il divieto, di difficile attuazione, di usare i social nelle ore lavorative o di generare commistioni tra l’immagine dell’azienda e le opinioni personali dei dipendenti, demarcando la linea di confine tra libera espressione del pensiero dei singoli lavoratori e diritto all’immagine dell’azienda. Oppure a delineare le modalità di controllo sugli strumenti di lavoro come tablet e cellulari o a impedire l’installazione di social network su dispositivi aziendali.

Quali potrebbero essere le conseguenze

“Il mancato rispetto – ha dichiarato Alessandro Daverio, avvocato dello Studio Daverio&Florio – di una o più di queste regole, che ciascuna azienda può introdurre, può avere conseguenze diverse a seconda della gravità dell’inadempienza. Senza dubbio, l’interesse maggiormente tutelato è quello all’immagine e al prestigio aziendale”. “Le sanzioni più severe nel rapporto di lavoro, compreso il licenziamento, si applicano quando l’azienda percepisca o si trovi a constatare che il proprio nome è associato a comportamenti o affermazioni non in linea con valori condivisi dalla comunità e ancora di più quando vi sia un effettivo danno alla propria reputazione”, prosegue Pasquale Zumbo, avvocato dello studio Daverio&Florio.

Attenzione alla diffamazione ai danni dell’azienda

Anche alla luce dei precedenti giurisprudenziali, nel corso del dibattito è emerso che le ipotesi più frequenti che possono dar luogo a provvedimenti disciplinari (compreso il licenziamento) possono essere la diffamazione ai danni dell’azienda o di suoi esponenti a mezzo social network, comportamenti extra-lavorativi che incidono sul rapporto di lavoro (ad. es. il caso di un dipendente che sui propri social network inneggia all’odio razziale) o condotte gravemente negligenti come, ad esempio, dedicare la maggior parte del tempo lavoro all’utilizzo e alla frequentazione dei social network.

Accompagnare le persone in azienda nella consapevolezza dei rischi e delle opportunità dei social

“Viviamo – osserva Marina Verderajme – in un’era di iperconnessione in cui i social rappresentano per molti un luogo privilegiato di relazioni e comunicazione. Fondamentale accompagnare le persone in azienda nella consapevolezza dei rischi e delle opportunità di tali canali attraverso percorsi di formazione e codici comportamentali condivisi. Gidp è attiva in tal senso a supporto dei propri soci con l’organizzazione di seminari informativi e incontri. Con il supporto dello studio Daverio e Florio, è stato elaborato il Decalogo per un corretto uso dei social in azienda che rappresenta una sintesi operativa di esperienza, giurisprudenza e buone pratiche, sia per le aziende che per i dipendenti”.

Il Decalogo per un corretto uso dei social in azienda

1) Documentarsi su eventuali indicazioni o codici etici che regolamentino l’uso dei social network a livello aziendale.

2.) Restare neutrali nelle comunicazioni che possono avere un impatto anche indiretto sull’immagine dell’azienda.

3) Evitare la divulgazione di informazioni (documenti, foto, contatti) che potrebbero essere sottoposti a vincoli di riservatezza e confidenzialità.

4) Distinguere chiaramente account personali da quelli professionali.

5) Usare i social network durante le ore di lavoro solo se strettamente necessario e per un tempo che sia limitato e coerente con le specifiche mansioni svolte.

6) Rappresentare fatti in modo obiettivo e rispettoso, evitando espressioni offensive. 7) Avere cura di evitare tutte le commistioni che possano far confondere il pensiero della persona che lo esprime con l’immagine dell’azienda.

8) Utilizzare i filtri per limitare l’accesso al post ad una cerchia ridotta di soggetti, tutelandone la riservatezza.

9) Utilizzare i social con la stessa attenzione che si dovrebbero adottare nelle relazioni della vita reale senza farsi prendere la mano dall’immediatezza dello strumento.

10) Sviluppare una consapevolezza critica nell’uso dei social, attraverso formazione e pratiche consapevoli.